Vijf aandachtspunten voor een goed jaarplan

door • 7 oktober 2020 • Management algemeenReacties (0)129

Veel organisaties maken voor ieder kalenderjaar een jaarplan. Niet dat de toekomst zo vreselijk voorspelbaar is (zie het jaar 2020…), maar plannen helpen wél met focussen en prioriteren. En als er een goede directiebeoordeling in het planningsproces wordt opgenomen, dragen plannen ook nog eens bij aan een betere organisatie. Plannen zijn er in soorten en maten. Op zich niet erg, maar niet elk soort plan werkt even goed. Door op de volgende aandachtspunten te letten bij het maken van uw plan, maakt u een plan waar u daadwerkelijk wat aan heeft.

  • Maak onderscheid tussen ‘going concern’ enerzijds en verbetering en innovatie anderzijds. Het ‘going concern’, de reguliere bedrijfsvoering, moet “alleen maar” in de gaten gehouden worden. Directie en management moeten zicht hebben op de voortgang en gewaarschuwd worden bij afwijkingen. Antwoord krijgen op vragen als: zitten we op koers voor de omzetverwachting van dit jaar, is de klanttevredenheid nog steeds minimaal x, is de bezettingsgraaf nog steeds minimaal y. De veel gebruikte metafoor van een autodashboard past hier uitstekend bij, management by exception een passende stijl. Verbetering (van bijvoorbeeld de productkwaliteit of de klanttevredenheid) en innovatie (zoals bijvoorbeeld een nieuwe markt openen of anders gaan werken) vragen om een heel ander soort aandacht. Het zijn in feite projecten, en dus moeten ze als zodanig gemanaged worden, met iemand uit het management als producteigenaar/ klant. Dat betekent dat er niet alleen oog moet zijn voor de behaalde resultaten (die in het begin natuurlijk nul zijn), maar ook voor het proces en voor de kans op het uiteindelijk behalen van resultaten. Twee soorten managementaandacht, en dus twee soorten doelstellingen in het jaarplan.
  • Maak onderscheid tussen metingen en doelstellingen. Dit is een verfijning binnen het ‘going concern’, door onderscheid te maken tussen het zicht houden op de voortgang en het gewaarschuwd worden bij afwijkingen. Vele zaken gaan goed in een organisatie om de eenvoudige reden dat dingen gaan zoals ze gaan. Ziekteverzuim, debiteurentermijnen, leveringssnelheid, productkwaliteit: bestaande processen en de organisatiecultuur zorgen dat dit soort onderwerpen in het algemeen weinig grote fluctuaties vertonen. Deze metingen vragen normaliter geen managementaandacht, en er valt veel voor te zeggen ze niet in het jaarplan te vermelden (of hooguit in het hoofdstuk over metingen). Managementaandacht is pas nodig bij niet-normale, grote afwijkingen van het normaal (“er gaat een lampje op het dashboard branden”). Dat is anders bij onderwerpen als: omzet, omzetverdeling, continue proces-/ efficiëntieverbetering. Het zijn onderwerpen die een tussen- of einddoel hebben, waarvan in de loop van het jaar duidelijk wordt of dat bereikt gaat worden. Dreigt dat niet het geval te zijn, dan zal het management ingrijpen door tijd, middelen of prioriteiten te herverdelen. De voortgang op deze doelstellingen zal het management dus steeds in de gaten moeten en willen houden (het zijn de “wijzers op het dashboard”).
  • Wees concreet. Ofwel: zorg dat de doelstellingen en de resultaten van verbetering/ innovatie SMART zijn. Het is zaak te zorgen dat duidelijk is wat er bereikt is als het jaar om is, of het project afgerond. In getallen of in kwalitatieve termen moet meetbaar zijn of het doel bereikt is, dan wel hoever de organisatie op weg is. Blijf weg van teksten als: efficiënter werken, hogere waardering door klanten, en meer aandacht voor professionalisering. Of gebruik ze alleen als kopje. Het zijn mooie intenties, maar het is volstrekt onduidelijk wat nou precies de bedoeling is en wanneer ze klaar zijn. Lees hier meer over intenties en doelstellingen.
  • Neem geen acties op in het jaarplan. Acties zijn punten die gedaan moeten worden en dan af zijn. Vaak zijn het stappen bij het bereiken van een doelstelling; dan horen ze op de actielijst van de lijnverantwoordelijke. Of ze zijn onderdeel van de verbetering/ innovatie; dan horen ze op de actielijst van dat project. Et cetera. Acties horen op een actielijst, niet in een jaarplan.
  • Houd het aantal doelstellingen en prioriteiten beperkt. Hoe belangrijk ‘alles’ ook is, om écht iets te bereiken is focus nodig. Als aan het eind van een jaar blijkt dat veel doelstellingen niet gehaald zijn, of veel verbeteringen/ innovaties niet afgerond zijn, waren het er waarschijnlijk teveel. Het is beter scherp prioriteiten te stellen. Dus vooraf keuzes maken, hoe moeilijk dat ook is, en (daardoor!) de uitverkoren onderwerpen echt afmaken. Dat is veel effectiever dan niet te kiezen en jaar na jaar vast te stellen dat niets ooit behaald wordt.

Het volgen van elk van de bovenstaande aandachtspunten levert op zich al een beter werkbaar, en dus effectiever, jaarplan op. Er zit echter veel samenhang en synergie tussen de aandachtspunten, dus ze allemaal volgen is zeer aan te raden.

Loopt u met deze tips voor uw gevoel toch nog vast met uw jaarplan? Of vindt u een second opinion op uw conceptjaarplan interessant? Neem dan contact met ons op! Wij hebben meerdere klanten geholpen hun jaarplan te verbeteren en de monitoring ervan te vereenvoudigen. Wij houden dingen graag praktisch en zo eenvoudig mogelijk (zie onze visie) en deze onderwerpen lenen zich daar bij uitstek voor.

Gerelateerde berichten

Niet meer mogelijk te reageren