Maak het weer simpel

door • 11 juni 2015 • Management algemeenReacties (0)1222

Grotere bedrijven en instellingen zitten in velerlei opzicht ingewikkeld in elkaar. Maar ook kleinere organisaties herbergen vaak een verrassende hoeveelheid zaken die bepaald niet de overzichtelijkheid bevorderen. Het ingewikkelde in ondernemingen komt over het algemeen op drie manieren tot uiting, namelijk in:

  1. de structuur. Vaak ontstaat dit door restjes van herorganisaties. Er wordt bijvoorbeeld eens een afdeling opgericht, omdat het op dat moment zinvol is dat te doen. Wanneer het nut vervalt, wordt de afdeling niet opgeheven. Of een sleutelfunctionaris gaat naar een andere afdeling, maar houdt nog wel een “functioneel, maar niet hiërarchisch” lijntje met zijn vorige baas. Of er wordt gedecentraliseerd, maar er blijft nog een stafafdeling achter. Hoe groter de organisatie, hoe meer dit zich uiteraard voordoet.
  2. het produktassortiment. Voor een bepaalde actie, distributiekanaal, klant, etc. wordt een specifiek produkt, een speciale samenstelling of een afwijkende verpakking gemaakt. Deze blijft vervolgens in de assortimentslijst staan.
  3. de processen. Dit ontstaat bijvoorbeeld omdat iemand behoefte heeft aan bepaalde informatie, of aan een specifieke controle omdat ergens in het proces iets veelvuldig misgaat. Of regelgeving buitelt over wetgeving. Of ten behoeve van een project is een aanpassing nodig.

Het is zelden of nooit opzet dat de organisatie ingewikkelder wordt: iedere verandering dient een, op dat moment zinvol, doel. Er wordt echter nagelaten om maatregelen terug te draaien, of te kijken naar het totaaleffect van de maatregel – ook in verhouding tot eerdere maatregelen. Dat is niet vreemd: de meeste mensen, en dus veel organisaties, zijn van nature niet zo gericht op dingen weggooien – zeker niet als ze in het verleden hun nut hebben bewezen. Daar komt bij dat niet alle gevolgen van een maatregel voorspelbaar zijn.

 

Ook managers zijn schuldig

Bij dit alles komt nog dat ook het gedrag van veel managers leidt tot grotere ingewikkeldheid. Over effectief gedrag van managers kunnen vele pagina’s gevuld worden (zie bijvoorbeeld onze artikelen over leiderschap).  Dat is niet voor niets, want veel niet-effectief gedrag draagt ook bij aan de ingewikkeldheid van een organisatie! Denk aan: micromanagement (alles controleren), eindeloze vergaderingen, CC’en van e-mails, grote powerpointpresentaties en onduidelijke, dubbele of conflicterende opdrachten.

 

Hoe dan wel?

Niemand wordt wijzer of beter van een ingewikkeld bedrijf. Het ontstaat echter vanzelf, om eerdergenoemde redenen. Daar komt bij dat het een zelfversterkend verschijnsel is: Wordt een ingewikkeld aspect gesignaleerd, dan is een reflex vaak om iemand aan te nemen “om daar overzicht in te brengen.” Of er wordt  een specifieke rapportage opgevraagd. Maatregelen die de organisatie dus alleen maar ingewikkelder maken…

Een simpele organisatie is echter een effectievere, efficiëntere, en vriendelijkere organisatie. Het is dus in ieders belang dat een organisatie simpeler wordt. Vanzelf gaat het niet, dus het management zal zich hiervoor specifiek moeten inzetten. Dit begint met van simplificatie een expliciet doel te maken. Neem ‘een simpele organisatie’ op bij de strategische doelen, en koppel er concrete korte-termijndoelstellingen aan. Zo is er op basis van de bovengeschetste problemen een aantal voor de hand liggende maatregelen:

  • Herontwerp de organisatiestructuur vanaf de basis. Ga daarbij uit van de waarde-toevoegende processen en focus managementaandacht op de risico’s in het proces. Betrokkenheid van degenen die het desbetreffende werk dagelijks doen is daarbij essentieel, omdat daar de knelpunten en verbetermogelijkheden veelal al bekend zijn. Per saldo leidt dit als vanzelf tot minder hiërarchische niveaus en een samenvoeging van vergelijkbare functies: een belangwekkende versimpeling.
  • Snoei geregeld in het produktassortiment. Een jaarlijkse opschoonactie is vaak bijzonder effectief.
  • Denk goed na over de wenselijke managementcultuur en maak deze bekend. Deze moeten natuurlijk top-down worden nageleefd. Maar laat iedereen, van directeur tot jongste bediende, helpen om die te bewaken.

(Naar aanleiding van Ron Ashkenas in Harvard Business Review, december 2007)

Gerelateerde berichten

Niet meer mogelijk te reageren